Протоколы заседаний пример

Протокол совещания

50393 — документ, который фиксирует все происходящие на собрании события в коллективе предприятия. Он не относится к обязательным документам и иногда действительно нужен работникам организации

1. Бесплатная загрузка
2. Бланк и образец
3. Онлайн просмотр
4. Проверено экспертом

Совещания в организациях проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, оперативно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов и пр.

Но все же не всегда совещания фиксируются протоколом, а некоторые проводятся и без документа.

«Важную функцию протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы и мнения на совещании (и что самое важное – коллегиально принятые решения).

Совещание — это не то мероприятие, которое проводится спонтанно. Оно требует тщательной предварительной подготовки и проведения ряда подготовительных мероприятий: сбора документов о текущих вопросах и насущных проблемах, приглашения всех потенциальных участников совещания в том или другом месте для обсуждения вопросов с целью решения их проблем; других организационных мер по подготовке к совещанию.

В связи с этим следует отметить, что работники предприятия могут отказаться от участия в совещании только при наличии уважительных и достаточно серьезных причин.

Совещание обычно имеет своего председателя, который контролирует ход совещания и ведет протокол. Чаще всего это руководитель компании или другой сотрудник в том числе – может быть один из сотрудников предприятия (обычно его имя), но возможно также использовать другие средства фиксации событий на нем: фото-видеофиксация не исключает использования средств фотографии либо видео записи; ведение протокола обязательно включает использование средств фотографирования и видеосъемки. Протокол после окончания заседания подписывается секретарем собрания, а при необходимости — председателем.

В протоколе обязательно указываются все внесенные сведения, а также при необходимости его подписываются члены собрания или иной участник совещания.

В то же время, человек, который выбирает для ведения протокола человека и имеет определенные навыки по написанию протоколирующих документов. На сегодня закон не предусматривает строгой формы документа; организации могут составлять его в произвольном виде или включать некоторые сведения из учетной политики фирмы (утвержденные бухгалтерией).

1. населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
2. наименование организации;
3. повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
4. дата создания;
5. номер документа;
6. факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
7. список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
8. данные по председателю совещания и секретаря;
9. результат совещания.

Иногда в протоколе указывают точное время начала и окончания совещания, это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать их рабочее место.

В протоколе, как правило, должны быть допущены ошибки и исправления. Такая деятельность может повлечь серьезные последствия при прохождении проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами или же в случае обнаружения таких моментов во время проверок внутрифирменной информацией.

Документ должен быть подписан составителем, секретарем и всеми членами собрания. При этом важно то, ведется ли он на простом листе А4 формата или заполняется компьютером — это не играет роли как и того факта, что в 2016 году юридический орган по закону может использовать для подписи своей документации печать предприятия без наличия печати и штампов.