Перечень приказов в энергостроительной организации
И снова о приказах
В этой статье мы рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Установим различия между ними и разберем случаи неверных формулировок в некоторых случаях (например, когда несколько неверно сформулированные фразы могут изменить один вид приказа).
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.
В приказах большинство решений руководителя оформляется именно им.
В Перечне 2010 есть приказы, срок хранения документов по которым составляет 10 лет. Для организаций не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов периодичность их хранения в пределах десятилетий определяется сноской к графе 3 Перечня 2011 По основной деятельности Постоянно для юридических лиц сроки хранения составляют: 75 и 50 года соответственно; на это указывает таблица 2 из раздела 5 перечня дел о дисциплинарных взысканиях
Приказы и распоряжения являются обязательными для всех организаций.
В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы.
В некоторых организациях единоличные решения директора оформляются приказами, а не распоряжениями.
Работник ставит подпись в специально отведенном для этого месте: Или оформляет ее от руки. Это доказательство ознакомления с приказами по основной деятельности и АХД, не являющимся доказательством ознакомления со своим содержанием (прием работ).
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления хозяйственной и производственной деятельностью организации. Срок хранения таких приказов — постоянно или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархива.
В общем виде состав приказов по основной деятельности определить трудно, они существуют в каждой организации.
Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.
Утверждение, введение в действие и изменение локальных нормативных актов: – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»; — «О номенклатуре дел на 2018 год»; -» Об изменении положения о Номенативной номенклатуры».
Ответы на оперативные вопросы по направлению деятельности структурных подразделений: – «О проведении Дня охраны труда»; — «Об организации проведения дня охраны труда»; -«Об обеспечении доступом автотехники в склад».
Но в приказе по основной деятельности нет отличительных признаков от других приказа, например из положения о начальниках и прочих организациях.
. К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме на работу, увольнении (расторжении трудового договора); «возложении обязанностей»; «премии» и т.д.
- По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне, пользоваться ими не обязательно, но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.
Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются на протяжении многих лет: форма No Т-1; и формаNoТ-2а. Пример 1); назначении работника в командировку – форма No T-8; направлении работников в командировки — форму No 11-Пример 2; Направление их в командировку -формы No Т-9; направления им–форме No-11; Поощрению работником – форма No 104/11а.
- По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.
Обратите внимание: приказы по личному составу, для которых отсутствует форма Госкомстата РФ (для них существует отдельная унифицированная форму) — это все равно Приказы!
И дело должно быть названо соответствующим образом.
Приказы по личному составу, для которых не существует унифицированной формы (АХД), оформляются так же как приказ о основной деятельности и АХОДЕ.
Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной.
В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).
- Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:
.Срок хранения приказов организации по АХД будет составлять 5 лет: они будут считаться приказами, в которых указаны вопросы административно-хозяйственной деятельности со сроком годности до пятилетнего срока (Перечень 2010).
Положения о перечне административно-хозяйственных вопросов нет. Если приказы по личному составу отделить от остальных легко, то с Приказами по административным вопросам часто возникают трудности: они не имеют четкого перечня и нередко нарушают его интересы.
В некоторых организациях секретари решают проблему иначе: они не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что по личному составу или АХД относят к основной деятельности. Если же их много (потому что организация — это источник комплектования госархива), то такой подход вполне может исключить ошибку при уничтожении приказа о производстве продукции без указания источника его получения из государственной библиотеки.
В перечне административно-хозяйственных вопросов, в котором содержится приказ по АХД 10 раздела списка 2010 года. Есть множество ситуаций и случаев для того, чтобы издать Приказ об исполнении приказа о ахуд
приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3); Так, приказом по АХД может быть: «О приеме и выдаче автотранспорта работникам или должностным лицам;»организации клинингового обслуживания при переездах»; об устройстве транспортных средств для решения различных задач.
Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.
- АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:
«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см.
Как определить приказ по АХД? Врезка «Как узнать, как определяется приказ об административно-хозяйственной деятельности?»: 1) относится к финансовому вопросу и не содержит решений в ЛНА организации; 2) утверждается только руководителем подразделения.
Да, в приказе перечислены работники, которые придут на работу во время нерабочих дней. Но это был отдельный документ по личному составу с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого; 4) является частью отдельного приказа для личного состава или отдельной его части (каким образом они проходят проходную), начальника службы безопасности — нет!
Должность начальника службы охраны присутствует в приказе с единственной целью – указать работника, которому поручено выполнить задание. Постоянным он быть не может и за 50 лет его работы ему делать нечего!
- Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
- Управленческие решения в приказе нумеруются.
Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно.
Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:
- Текст приказа излагается от первого лица.
Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия.
Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.
Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает.
Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
- Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.
Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).
) Это можно усовершенствовать до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу и подписать его.
- .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
Только в этом случае бухгалтерам следовало бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы выходного дня») и второй — о допуске работников.
В книге представлены виды и разновидности современной управленческой документации. Росархив, вНИИДАД — 2013.
ФЗ No 125-Ф3 от 18.06.2017, далее – Федеральный закон «О нормативно правовой документации».
Росархив, ВНИИДАД. М. 2014 г. Формы первичной учетной документации в альбомах унифицированных форм первички не применяются.