Перечень приказов в энергостроительной организации



И снова о приказах


В этой статье мы рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Установим различия между ними и разберем случаи неверных формулировок в некоторых случаях (например, когда несколько неверно сформулированные фразы могут изменить один вид приказа).

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

В приказах большинство решений руководителя оформляется именно им.

Большинство документов по делопроизводству формируются только в одном нормативном документе – Перечни типовых управленческих архивных бумаг, образующихся при деятельности государственных органов и муниципальных самоуправления и организаций; с указанием сроков хранения (утверждены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 No 558,в ред

В Перечне 2010 есть приказы, срок хранения документов по которым составляет 10 лет. Для организаций не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов периодичность их хранения в пределах десятилетий определяется сноской к графе 3 Перечня 2011 По основной деятельности Постоянно для юридических лиц сроки хранения составляют: 75 и 50 года соответственно; на это указывает таблица 2 из раздела 5 перечня дел о дисциплинарных взысканиях

Приказы и распоряжения являются обязательными для всех организаций.

В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы.

В некоторых организациях единоличные решения директора оформляются приказами, а не распоряжениями.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Униформенная система организационно – распорядительной и нормативной документов», при наличии у приказа обязательного реквизита для отметки о ознакомлении (при необходимости) в приказе по личному составу делается специальная запись об этом, но обязательна оформляется на всех бланках приказа по личной ответственности. Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитами по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах о личном составе.

Работник ставит подпись в специально отведенном для этого месте: Или оформляет ее от руки. Это доказательство ознакомления с приказами по основной деятельности и АХД, не являющимся доказательством ознакомления со своим содержанием (прием работ).

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления хозяйственной и производственной деятельностью организации. Срок хранения таких приказов — постоянно или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархива.

В общем виде состав приказов по основной деятельности определить трудно, они существуют в каждой организации.

Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие и изменение локальных нормативных актов: – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»; — «О номенклатуре дел на 2018 год»; -» Об изменении положения о Номенативной номенклатуры».

[/script], «О создании, реорганизации и ликвидации структурных подразделений организации; – «Об утверждении Положения об архиве»; —«об изменении положения о Архивном деле». Проведение мероприятий для решения производственных вопросов: – «О проведении аудита делопроизводства»; — «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».
.

Ответы на оперативные вопросы по направлению деятельности структурных подразделений: – «О проведении Дня охраны труда»; — «Об организации проведения дня охраны труда»; -«Об обеспечении доступом автотехники в склад».

Но в приказе по основной деятельности нет отличительных признаков от других приказа, например из положения о начальниках и прочих организациях.

. К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме на работу, увольнении (расторжении трудового договора); «возложении обязанностей»; «премии» и т.д.

  1. По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне, пользоваться ими не обязательно, но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются на протяжении многих лет: форма No Т-1; и формаNoТ-2а. Пример 1); назначении работника в командировку – форма No T-8; направлении работников в командировки — форму No 11-Пример 2; Направление их в командировку -формы No Т-9; направления им–форме No-11; Поощрению работником – форма No 104/11а.

  1. По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: приказы по личному составу, для которых отсутствует форма Госкомстата РФ (для них существует отдельная унифицированная форму) — это все равно Приказы!

И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых не существует унифицированной формы (АХД), оформляются так же как приказ о основной деятельности и АХОДЕ.

Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной.

В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

  1. Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

.Срок хранения приказов организации по АХД будет составлять 5 лет: они будут считаться приказами, в которых указаны вопросы административно-хозяйственной деятельности со сроком годности до пятилетнего срока (Перечень 2010).

Положения о перечне административно-хозяйственных вопросов нет. Если приказы по личному составу отделить от остальных легко, то с Приказами по административным вопросам часто возникают трудности: они не имеют четкого перечня и нередко нарушают его интересы.

В некоторых организациях секретари решают проблему иначе: они не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что по личному составу или АХД относят к основной деятельности. Если же их много (потому что организация — это источник комплектования госархива), то такой подход вполне может исключить ошибку при уничтожении приказа о производстве продукции без указания источника его получения из государственной библиотеки.

В перечне административно-хозяйственных вопросов, в котором содержится приказ по АХД 10 раздела списка 2010 года. Есть множество ситуаций и случаев для того, чтобы издать Приказ об исполнении приказа о ахуд

приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3); Так, приказом по АХД может быть: «О приеме и выдаче автотранспорта работникам или должностным лицам;»организации клинингового обслуживания при переездах»; об устройстве транспортных средств для решения различных задач.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  1. АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см.

Как определить приказ по АХД? Врезка «Как узнать, как определяется приказ об административно-хозяйственной деятельности?»: 1) относится к финансовому вопросу и не содержит решений в ЛНА организации; 2) утверждается только руководителем подразделения.

Да, в приказе перечислены работники, которые придут на работу во время нерабочих дней. Но это был отдельный документ по личному составу с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого; 4) является частью отдельного приказа для личного состава или отдельной его части (каким образом они проходят проходную), начальника службы безопасности — нет!

Должность начальника службы охраны присутствует в приказе с единственной целью – указать работника, которому поручено выполнить задание. Постоянным он быть не может и за 50 лет его работы ему делать нечего!

  1. Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
  1. Управленческие решения в приказе нумеруются.

    Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно.

    Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

  1. Текст приказа излагается от первого лица.

    Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия.

    Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает.

Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  1. Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

) Это можно усовершенствовать до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу и подписать его.

  1. .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Только в этом случае бухгалтерам следовало бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы выходного дня») и второй — о допуске работников.

В книге представлены виды и разновидности современной управленческой документации. Росархив, вНИИДАД — 2013.

ФЗ No 125-Ф3 от 18.06.2017, далее – Федеральный закон «О нормативно правовой документации».

Росархив, ВНИИДАД. М. 2014 г. Формы первичной учетной документации в альбомах унифицированных форм первички не применяются.