Основы документооборота в коммерческой организации


Основы делопроизводства и документооборота для новичков


Если впервые столкнуться с делопроизводством, бывает непросто определить и как разобраться в потоке дел. Как же понять, что происходит вокруг? Рассмотрим основные моменты: 1. Назначаем секретаря на должность секретаря или другого работника отдела кадров; 2. Выделяем ошибки из текста статьи и жмите Ctrl+Enter.

Но ведение документооборота — это дело ответственное и важное, от его правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

  1. кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  2. секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  3. общим – касающимся основной деятельности компании,
  4. электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно.

info]Начать лучше с самого важного и основополагающего документа в любой организации — номенклатуры дел. Это документ, который содержит перечень всех «дел» на предприятии одного вида или направленности (под одним из видов документов имеется ввиду совокупность деловых бумаг одной формы).

Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов.

Затем они объединяются по направлениям, каждому виду присваивается номер — код. Он может состоять из нескольких цифр или букв – если объем документов велик; и наоборот: год издания (или даже месяц).

Например: 01/БУ-2017, где 01 – номер по порядку и КУ — бухгалтерия, 2017 год. Указание срока хранения дела в архиве обязательно при отсутствии изменений номенклатуры на определенный период или 5 лет; если изменения будут происходить не так быстро.

Перед утверждением содержания номенклатуры руководство подразделений должно проверить ее содержание в части, касающейся их работы. Она помогает привести дела предприятия к порядку и системе хранения дел. Составляется она для облегчения архивирования бумаг (включая основные виды деловых документов).

Если она составлена в виде таблицы, то название дела и код (номер), место хранения — архивное. Дела лучше сгруппировать по видам документов: количество дел можно распределить между отделами их издания или отделами выпуска документаций на предприятии.

В документах часто указываются блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень типовых структур документов и направлений деятельности компании:

  1. Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
  2. Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
  3. Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Рекомендуем прочесть:  Тяжелый труд 3 степени

В основном каждый вид документов регистрируется отдельно в отдельный журнал. Там же фиксируется дата, наименование места и подпись ответственного за документ; фамилия ответственного (ответственный).

В журнале, где регистрируются документы на выдачу сотрудникам или другим работникам их копия хранится в дело по номенклатуре.

В организации могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей и телефонных звонков. Иногда количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учетов (в том числе сданного ключика).

Пронумеровать, прошить и опечатать журналы нужно для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота.

Количество журналов и дел зависит от потребности компании, желания зафиксировать все имеющиеся бумаги. После разработки номенклатуры дел можно составить Положение о документообороте организации (в нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации) и сроки ее передачи к другому отделу.

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг.

В каждом потоке прописывается маршрут, например: издание (согласование), регистрация адресатом и отправка адресату.

При получении внутреннего письма не нужно наличие печати, так как подписи руководства в этом случае вполне достаточно. Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ; на них также требуется печать.

Входящие и уходящий штампы могут быть самые разные, от «Входящего No…» до «Копии верны», но никакой юридической силы они не имеют.

  1. Светлана Черных (Кузнецова) 2022-02-12 14:13:29 Очень хорошая статья, спасибо автору.
  2. Светлана Черных (Кузнецова) 2021-03-03 08:23:05 а что тогда у коротконогих и необразованных нет шансов вовсе??)
  3. Татьяна 2018-09-14 10:04:17 Просто об основах, все понятно, спасибо
  4. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-12-09 16:27:56 Статья, ни о чём. Она понятна только специалистам, но не новичкам. Должность секретаря, именно и должна иметь специальное образование, ну хотя бы курсы. А так действительно на эту должность берут разных длинноногих, но увы тупых как пробка. Умеют только, аллё говорить. Секретарь с 1985 года, умеющий не только на клавиатуре компьютера стучать, но и на пишущей машине работать. Свидетельство об окончании курсов, а затем среднее профессиональное образование, в области документационного обеспечения и архивоведения — это Ваш слуга. И вообще, СЕКРЕТАРЬ — это та же канцелярия, или отдел документационного обеспечения управления (ДОУ).
  5. Светлана Черных (Кузнецова) 2022-02-20 16:51:55 Спасибо автору, очень интересная статья.
  6. Светлана Черных (Кузнецова) 2022-03-28 04:18:02 Спасибо так помогли если честно
  7. Надежда Ванюхина 2018-08-05 21:43:43 Полезная информация, спасибо.
  8. Светлана Черных (Кузнецова) 2018-08-02 12:19:12 Статья интересная и нужная, может устроюсь на работу инспектором, там нужно знать делопроизводство
  9. Светлана Черных (Кузнецова) 2018-12-12 06:45:40 Огромное спасибо. Четко, кратко и все по существу!
Рекомендуем прочесть:  Рукоприкладство к несовершеннолетнему

Автор: Краткий курс по охране труда — как работать после изменений.

Дадим инструкции по охране труда с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Подписаться на рассылку по почте можно в любой момент. Это бесплатно, если вы соглашаетесь с использованием файлов cookie и передачу своих персональных данных сайтом clubtk.

24 Февраля 2021 в 12:43 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это уничтожение деловых бумаг, потерявших свою ценность по истечении времени.

26 Января 2021 в 13:51 Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет.

Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту – это свод правил, которые должны быть составлены при оформлении организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным. Однако большинство работодателей все же планируют привести документооборот к новым стандартам.

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и Р 2.10.8.2019 — это свод правил, регламентирующих форму заполнения конструкторской документации в документах (проектной) [1].