Образец письма на завод о предоставлении сертификата


Soprovoditelnoe-Pismo.ru


Деловое общение предполагает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам или государственным структурам.

Индивидуально каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Список опубликован по приведенной ссылке.

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  2. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
  3. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  4. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  5. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;

По большому счету у письма один вид. Но есть и различия, которые могут возникать в зависимости от:.

  1. получателя.
  2. канала отправки сообщения;

В зависимости от особенностей получателей сопроводительное письмо может писаться как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, адресованное всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. написанные вручную;
  2. передаваемые на бумаге.
  3. электронные;

При этом, какие бы типы писем ни выделялись в зависимости от типа письма или его содержания и формы они имеют сходное целевое назначение: сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации или сопровождающее документы в пенсионный фонд.

Но структура будет той же. Единых требований к форме сопроводительного письма не существует, как и единого нормативного документа о лицензировании официальных документов в РФ нет: ГОСТ Р 6.30-2003 является единым стандартом для оформления официально – деловой документации

При этом ГОСТ не имеет рекомендательного характера. В любом случае он указывает на рекомендации организации, которая разрабатывает свою форму сопроводительного письма.

  1. верхнюю часть с реквизитами организации;
  2. поле с исходящим номером и датой;
  3. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
  4. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  5. поле для текста письма и приложений;

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный бланк, заполненный на бумаге (без реквизитов компании) Лист А4 «Общество с ограниченной ответственностью» («Название и адрес организации») Исх. No от_______________________ (названия организаций или адреса), может быть должность работника).

Информация о получателе_______________________(название организации, адрес и ФИО сотрудника) Тема ___________________________________________.

  • Документ 3.
  • Документ 1.
  • Документ 2.

___________________ Подпись __________________________ ФИО_________________ Исполнитель: Должность, должность и контактные данные _________________________.

  1. основная часть;
  2. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  3. перечень приложений;
  4. обращение к получателю;
Рекомендуем прочесть:  Бланк договора на перевозку груза скачать

Тема должна быть максимально точно сформулирована, чтобы получатель не мог догадаться о том пакете документов.

Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление статистических данных.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»
  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О подготовке годового отчета.

Обращение – необязательный способ направить письмо, особенно если оно направляется в организацию или к ее представителю.

Если требуется обратиться лично, то пишем в зависимости от типа адресата: направляем или отправляем. Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата (тип формулировки), который они используют для отправки сопроводительного письма вышестоящим организациям – ИФНС, Пенсионный фонд и т.д).

Применяется для отправки в организации, равные по статусу отправителю: филиалы, отделения и подразделения Высылаем Используется только при отправке сообщения на адрес другой компании или подчиненной ей. Для этого высылаются адресатам с более низкими полномочиями (например: компаниям — конкурентам) Далее продолжаем фразу словами о цели посылки – формулировка должна четко отражать что содержится в пакетах документов либо делать получатель информации со своей информацией; далее говорим ясно про цель отправлений документа.

  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…
  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Теперь получатель знает, что за пакет документов ему адресован. А это значит: все последующие предложения должны раскрывать тему письма;

  1. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  2. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения ответа на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
  2. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;

В некоторых случаях указание на сроки отсутствует, особенно если письмо является ответом какой-либо организации.

Далее, получатель может выразить благодарность за долголетнее сотрудничество. В этой части необходимо перечислить все приложения от отправителя и их составные компоненты в одном приложении.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

С помощью сносок или таблицы оформляется перечень документов. При этом важно указывать название документа, его номер и количество экземпляров по каждому из приложений (если документ направлен оригинал).

Например, перечень может выглядеть следующим образом. Приложения:

  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
Рекомендуем прочесть:  Регламент шума во время ремонта крым

Теперь осталось подписать сообщение. Должностное лицо, которое может подписывать сопроводительное письмо в зависимости от ситуации и обстоятельств, которые связаны с получением документов (в случае необходимости).

Если письмо направляется в налоговую, подпись ставит Генеральный директор. При отправке письма клиентам или партнерам завизировать сообщение может сотрудник отдела продаж и закупок, коммерческий менеджер либо руководитель по маркетингу

В каждой организации свои правила хранения документов. Приложения, их оригиналы хранятся в соответствии с номенклатурой дел – договорные и счет-фактуры — другая папка или другие документы вместе (например: договора — отдельная папку).

В этом случае сопроводительные письма могут не сохраняться. Некоторые предприятия отправляют их в отдельные папки и определяют сроки для сохранения, если позволяют внутренние регламенты или правила хранения документов (например), утвержденные внутренними документами компании

  1. стиль и форма подачи информации.
  2. некорректность содержания;

Вторая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен и неясной целью.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.

Мы хотим достичь цели, используем эмоционально нейтральный стиль изложения и выполняем все требования делового этикета.

Начнём с того, что письмо составлено по делу.Предположим, мы говорим о выполнении условий договора поставки (образец заполнения). А теперь посмотрим на результат составления письма: Общество c ограниченной ответственностью «Край» 100100 г. Москва, Ленинский проспект д.1 офис 105 ИНН 7711111111, КПП 77111222 1212 Исх?

No5 от 14.12.2018г. ООО «Росток» 111100, г Москва, ул. Митина д7 офис 403 Коммерческому директору «ООO Росток» Степановой ИА. О согласовании условий договора.

Высылаем для согласования договор поставки с изменениями, которые были оговорены на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если у Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

  • Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов М.А Исполнитель: Секретарь департамента продаж Светлова Т. А.

Сопроводительные письма – это документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов и количество переданной информации. При правильном подходе к составлению документа исполнителями не придется тратить много времени на его подготовку.