Образец для прошитых документов

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

«Какое это имеет значение, сшить документы? Как-то странно. Но когда делаешь первый раз – почти всегда возникают проблемы: то бумаги не складываются ровно и в руках у человека нет ни строчки…

А еще ж и правила нужно знать!

Перед тем, как прошить документы в архиве или получить доступ к ним нужно знать некоторые правила.

• Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
• Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
• Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.
• Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).

Если номер страницы не соответствует и на странице нет ошибки, его зачеркивают косой черточкой с надписью «исправленному верить».

Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12) или 13. Допускается до 5 ошибок в деле.

Но есть общие правила:

• Шов всегда проходит по левой стороне.
• Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
• Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
• Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
• Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
• Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
• Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
• Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
• Один том может содержать до 150-250 листов.

Не регламентируется нормативными актами, но есть отдельные указания о том как это делать.

Элементы ГОСТ 51141 по делопроизводству, правила делания документов от 23.12.2009 и другие документы могут быть сшитыми. Эти требования обычно указывают в инструкции к пакету бумаг: прошивать документ нужно только через определенное количество дырок на титульном листе или использовать степлер для печати бланков (при необходимости).В некоторых случаях необходимо применять распечатанные папки-скоросшиватели либо степлера — это поможет лучше контролировать порядок подачи документации; некоторые – иметь заполненный экземпляр документа.

В некоторых учреждениях документы принимают только в том случае, если они прошиты по определенной схеме и имеют заполненный титульный лист. Альтернативно — для документов из нескольких листов нужно наличие на корешке (переплете) дырки от пальцев или у основания к середине листа небольшого листок бумаги с печатной надписью «Отчет».

В большинстве случаев для надежности документы сшивают в 4 дырки. Самый распространенный способ прошивок документов – через 3 отверстия, занимает минимум времени.

• Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
• Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
• В результате оба конца нити должны встретиться.
• Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
• Проделываем первую дырку.
• Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
• Берем пронумерованную стопку документов.
• Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.
• Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
• Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.

На первый взгляд, не так уж и сложно прошить документы в три дырки. Но на самом деле все очень просто – нужно только сделать 2 прокола между документами (для этого есть схема).

В этом деле тоже есть свои тонкости.Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, нужно выдерживать расстояние 10 см от верхнего угла прокола; 6-10 сантиметров между отверстиями.

• Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
• Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
• Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
• Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
• Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.

В 4 отверстия обычно прошивают документы перед сдачей в архив. Как подшить документ для сдачи на хранение, показано видео:

• Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
• Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
• Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
• Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.
• Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.

Прошивку в 5 дырок используют, когда необходимо сшить большой объем бумаг (уголовные дела и т. д).

• Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
• Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
• Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.
• Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
• Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
• Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).

Если у кого-то не получается прошить документ иголкой с нитками, многие начинают искать альтернативные методы.

Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

1. В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
2. В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
3. Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
4. Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг.

Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов, который имеет встроенный пресс-папье. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документации к сдаче архивом.

При помощи этих устройств можно проделать отверстия в стопках из 800-1000 листов, одновременно пропуская нить:

1. Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
2. Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
3. Устройство P-600p (30 000 руб.).

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью.

При всей простоте этого этапа нужно помнить, что он самый ответственный. Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своего рода пломба для хранения и закрепления данных в архиве организации или предприятия

Но можно взять и обычную офисную бумагу.

• Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
• Дождаться высыхания клея.
• Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).
• Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
• Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать.

Заверять документы можно, только если они выходят за пределы пломбы или попадают на лист документа.

По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета. Если вы хотите, чтобы они были крепкими (шелковые или капроновые), то лучше их использовать в 2-4 раза больше! [/stextbox] В отдельных случаях необходимо прошить бумагу несколькими нитками разного размера: хлопковыми либо плотными меркантильных цветов.

В верхний левый угол сшивают кассовые документы, устав предприятия (документацию из нескольких листов), отчеты в школе.

Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце.

Сшивают документы по итогам текущего года, документацию бухгалтерии и входящие бумаги для налоговой (в разные отделы банка), на тендер; делаются копии уставных документов. Также прошиваются нотариально заверенные переводы, важные соглашения с государственным участием, бумага делового архивного хранения, важная документация делопроизводителя, необходимые договора, документарная документацией к делупроизводителю или подлежащая хранению в Архиве пенсионной службы…

На самом деле от правильности процедуры зависит многое.