Как сдать документы на хранение в архив


Как сдать документы на хранение в архив

Как оформить и передать личные дела на хранение в архив


Шаг 1: разкладываем личное дело Раскладывая личные дела при подготовке к хранению, удалите из них копии личных документов работника – паспорта и военного билета; дипломов о браке и рождении детей.

В личном деле следует убрать дублетные экземпляры приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в нем есть личные карточки уволенных работников или копии приказа о приеме на работу (они часто бывают довольно объемными), отложите их отдельно; warning: сначала раскладывать блок документов об увольнении — это обычно более солидный документ по объемам работы.

В Методических рекомендациях сказано, что первая запись в личном деле должна быть заверена копией приказа о приеме на работу.

  1. подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
  2. заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
  3. лист ознакомления с локальными нормативными актами;
  4. согласие на обработку персональных данных;
  5. должностная инструкция.
  6. подлинник трудового договора;

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство не разглашать коммерческой тайны.

Это зависит от организации и должности работника. В этот список вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу.

Возможно, есть документы и других медосмотров.

Поместите их в дело по порядку. Основу личного дела составляют копии приказов и основания к ним, а также подлинники заявлений о приеме на работу или заявления об отказе от них

В деле могут быть приказы (например, о переводе), предложения вакансий и резюме. Типовой принцип размещения этих документов тот же: хронология издания; если документы от разных дней – то по-разному. Если два документа датированы одним днем — сначала копия приказа об изменении должности с основанием к нему, после него — экземпляр должностной инструкции по новой работе [/stextbox].

Если два документа датированы одним днем, поместите их в дело так: сначала предложение вакансии и заявление как основание к нему; затем – копию приказа о переводе и образец должностной инструкции.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка и т.д), сложите их вместе конвертом – это позволит подшить к делу его содержимое; при нумерации страниц сперва отобразите номер на обложке личного дела, а затем — полоску бумаги за которую он будет прикреплен к нему.

Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице

«Особенности физического состояния и формирования дела»

листа-заверителя.

Последнее дело личного дела должно содержать документ, который послужил основанием для увольнения работника — заявление об увольнении с работы или соглашение сторон.

Последним является заверенная копия приказа о расторжении трудового договора. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа (на левом).

6.1. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

6.1.

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив — комплекс процедур, предназначенных для комплектования государственных и муниципальных Архивов документами Архивного фонда Российской Федерации. Государственная (муниципалитетская), государственная(государственная)) администрация может принимать документы постоянного хранения только при наличии договора с собственниками или владельцами документов.Документы постоянной сохранности организаций — источников формирования государственной (Муниципальной) документации могут передаваться государственным и муниципальным архивам путем заключения договоров о совместной деятельности их владельцев либо от имени соответствующих юридических лиц). В плановом порядке;- досрочно — при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, если угроза утраты (уничтожения) документа. А также по просьбе организации на основании договора с государственным или муниципальным архивом(п.

6.2. Правил).Передача документов организации в государственный и муниципальный архив осуществляется:– плановым порядком – когда отсутствуют необходимые условия для обеспечение сохранности документов Архивного Фонда РФ, при угрозе потери (разрушения), а такжепо требованию организации на основе договора с госменным)) архивом ( п.

Рекомендуем прочесть:  1 сентября 2022 документ об образовании

В процессе передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив происходит:- определение срока, необходимого для того чтобы передать документы государству;— подготовка документации к передаче документу в Государственный или Муниципальный Архив Российской Федерации. Сроки временного хранения таких документов определяются Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст.

Сроки передачи документов организаций, не являющихся государственным или муниципальным архивом (п. 22), в том числе общественных объединений и государственных органов – источник комплектования устанавливаются договорами между соответствующим государственного или муниципального архива с организациями — участниками приемки документации.

6.6. Правил).Графическое изображение процесса 6.1.

«Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив»

на схеме 29 приложения N 4.

Подготовка документов к архивному хранению

При подготовке дел к передаче в архив проводится систематизация и составление описи документов, передаемых на хранение. С помощью этой системы организация может сохранить данные деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации для быстрой обработки данных (см. выше).

В процессе хранения архивных документов важно учитывать временные интервалы, сроки и правила их сохранности. Для этого существует множество нормативно-правовых актов (включая отраслевые). И именно это определяет время от времени порядок формирования папок дел для различных видов документации в разных организациях: Типовая управленческая документация подшивается ежегодно на одну из таких папок дела

В некоторых документах говорится (все, что касается расследования несчастного случая на производстве), и (по личному составу любое дело должно храниться 45 лет). [/stextbox] О том как долго хранятся кадровые документы говорят (это дела до 2003 года) — 75 или 50? – все это по-разному.

Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Для передачи на архивное хранение требуется определенная подготовка дел к передаче, которая заключается в объединении разрозненных документов одного содержания. Объем папки для хранения должен составлять 250 страниц. При оформлении одной папочки дело необходимо:.

  1. составить внутреннюю опись документов — оглавление;
  2. подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);
  3. прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
  4. пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
  1. оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);
Рекомендуем прочесть:  Совместим стаж мвд со стажем вооруженныхсил рф

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Так составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения, а также «Дела» по личному фонду.

. Скачать бланки описей архивных дел можно по ссылке Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, обеспечивающих сохранность хранящейся документации и обеспечение сохранности хранимой документации.

Для того, чтобы сохранить папки «Дело», архивная служба должна надежно охранять их (с помощью металлических решеток на окнах и охранной сигнализации), тогда они не будут испорчены посторонними или украденными.

Все папки «Дело» размещаются на нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярчике. Не рекомендуется класть отдельные папки «Дел» на пол и подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять топографические карты.

Денис Авдюшин Генеральный директор Документы организации — ценный ресурс информации.

Чтобы он не был использован против вас, нужно соблюдать правила хранения документации. Но законодательная система определяет порядок создания архива в рамках законодательство и по закону.

Как правильно разместить документы в архиве, каждый выбирает самостоятельно. Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование на предприятии собственного архива и передача их на хранение отдельным компаниям.

  • Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.
  • Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).

Когда документооборот компании невелик, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс.

Если документов много, нужно выделить отдельное помещение под архив. Чтобы в созданном вами фондохранилище можно было найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков хранения (в зависимости от срока)

Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

  1. распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).
  2. выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;

В отдельном хранилище храните документы по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии).

  • Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
  • Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
  • Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
  • Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.

Тщательно выбирайте партнера для хранения.

Энциклопедия по охране труда. Пять уроков, которые вы сможете применять сразу после изменений и использовать для охраны здоровья в организации — не пропустите!

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.

В соответствии с нашей политикой в отношении файлов cookie и передачи своих персональных данных сайту clubtk.ru вы соглашаетесь на использование файлы Cookie, передачу ваших личных сведений сервисом CloudTK

30 Мая 2020 в 22:29 Федеральный закон «Об архивном деле» No 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 2 октября 2004 года является главным нормативным актом для хранения документов.