Как правильно напечатать письмо

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру (в официальные инстанции), которое должно побудить адресата действовать и осуществлять определенные действия; оно призвано побуждать адресата исполнять условия договора с конкретными условиями: прибыть в новый офис для получения документов

Электронная корреспонденция состоит из нескольких типов документов, которые должны быть обязательно связаны с юридической силой. Бумажная по форме бумажных Отправляется в офисные форматы (docx, tcp) и содержит реквизиты для юридических целей; Прикрепляется к документу или письмом:.

Электронная Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.

Важно знать, как правильно писать деловые письма.

От грамотного оформления зависит скорость и быстрота совершения адресатом ожидаемых действий.

Деловое письмо не следует путать с формальной перепиской между коллегами и партнерами.

1. Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.
2. Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).

В деловой переписке, как и в письме с «дизайнером Марией», нужно подтолкнуть адресата к действию: изучить информацию, передать ее дальше.

Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно». Это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру и готовность сотрудничать с ним — это тот ресурс для нас в первую очередь, который позволяет рассчитывать больше всего при втором варианте сотрудничества; а также способность общаться письменно или устно более вероятна.

В настоящее время в интернете можно найти курсы по развитию общения, включая деловую переписку и коммуникации на телефоне. Это касается как деловой или личной связи, так и эмоционального взаимодействия (в том числе личного).

Если вы работаете с иностранными клиентами, то вам может помочь курс по. Он проводится в университете Skillbox для их изучения и требуется уровень английского не ниже Intermediate (В2)

• Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или , конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
• Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
• Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
• . Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
• Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
• Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
• Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
• Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, пересылает заказчику или специалист коммерческого отдела – образец договора).
• Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.
• Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
• Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
• Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
• Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
• Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.

Общие правила, которым нужно следовать:

• Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
• Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.

• Эмоциональные высказывания недопустимы.

  Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

• Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».

• Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

• Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
• Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга.

  Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.

Особенности оформления официальных писем:

1. В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие.

   Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

2. Должны содержать реквизиты организации.

   Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.

3. Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения).

   При возможности стоит написать ФИО.

   Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.