Функции специалиста по закупкам

Обязанности специалиста по закупкам

Из этой статьи вы узнаете:

1. Чем конкретно занимается специалист по закупкам
2. В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
3. Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам

Бюджетные организации могут приобретать какую-либо продукцию, заказывать услуги и получать от них работы только посредством государственных закупок. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя

По этой причине в каждом учреждении есть отдел (или хотя бы специалист), который занимается вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди работают и на коммерческих предприятиях, а также занимаются подготовкой документации по закупкам: запросам котировок, определению цены товара…

В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами и запросом котировок. Именно об этом пойдет речь в материале «Заказчику — поставщикам».

Специалист по закупкам готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на сайте и занимается оформлением контрактов после определения победителя. Он будет отличаться в зависимости от того, на кого работает и что ему нужно.

Если человек работает в государственной структуре, ему необходимо разместить на сайте полный пакет документов и провести сопровождение заключения контракта.

1. возвращение залога участникам торгов;
2. аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
3. контроль всех этапов процесса;
4. ведение базы заказов;
5. подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
6. анализ заявок участников, их прием и отклонение.
7. анализ расходов;

В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:

1. поиск закупок по профилю компании;
2. соблюдение условий, установленных процедурой.
3. подача документов в сроки, установленные заказчиком;
4. сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
5. формирование предложений о ценах;

В соответствии с ч. 6 ст 38 Закона (ч.1 ст.38) специалист государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые позволят ему понимать ход закупочных процессов и правильно проводить закупки.

В законе говорится, что для проведения закупки работник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями и навыками в той области (ст. 39). Для этого необходимо сформировать конкурсную или аукционно-закупочную комиссию из нескольких человек; они должны пройти обучение либо повышение квалификации с целью обеспечения понимания того процесса, который проводится на торгах (ч. 5 ст 38); в коммерческих структурных организациях специалист по закупкам может не иметь специального образования (пункт 4 статьи 40), а в некоторых случаях — даже обычного высшего технического знания:

В каждой государственной структуре, которая занимается закупками самостоятельно или имеет специалиста в этой области (статья 38 44-ФЗ), должно быть не менее одного человека.

В некоторых государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.

Должностная инструкция специалиста по закупкам может быть сформирована для конкретного работника организации.

Должностная инструкция для каждого специалиста отдела закупок содержит перечень обязанностей, ответственность за халатное исполнение рабочих задач.

«Обеспечение исполнения контракта заказчиком: от предоставления до возврата»

В первую очередь это должностная инструкция. Она является главным документом, который человек подписывает перед тем как устроиться в какую-либо организацию и выполнять свою работу согласно инструкции.

Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права.

В этом отношении грамотное составление этого документа является важной задачей кадровых служб учреждений.

На практике составляется должностная инструкция в соответствии с действующим законодательством и стандартами, которые существуют у конкретного региона.

• Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
• Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.
• В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
• После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.

В соответствии с 44-ФЗ, вся государственная закупочная деятельность осуществляется в рамках федерального закона No44 «О контрактной системе и проведении государственных закупок».

В этом федеральном законе обязанности специалиста по закупкам и работника снабжения во многом схожи, однако есть ряд отличий.

Это влияет и на размер заработной платы, и на уровень зарплат. В зависимости от этого формируется его должность в должностной иерархии (и соответственно — размер зарплаты).

Важно помнить об этом при составлении документа.

Должностные обязанности и функциональные функции специалиста по закупкам 44-ФЗ определяют основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.

1. контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
2. определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
3. постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
4. составление плана закупок на определенный период;

В должностной инструкции должен быть указан порядок действий и права работника.

Читайте также:

«Банковское обеспечение исполнения контракта: особенности и нюансы получения»

Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:

1. требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
2. основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
3. методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
4. дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
5. требования охраны труда.
6. основы антимонопольного законодательства;
7. особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
8. этика делового общения и правила ведения переговоров;
9. основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
10. основы информатики в части применения к закупкам;

К умениям специалиста по закупкам относится:

1. ведение переговоров, составление заявок и предложений;
2. создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
3. составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
4. взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.
5. отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
6. мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
7. отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
8. анализ заявок поставщиков;
9. анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;

Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:

1. трудовой договор;
2. внутренние акты компании.
3. законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
4. должностная инструкция;

Например, можно составить документ о трудоустройстве специалиста. Он должен содержать конкретные обязанности и обязательства работника по отношению к нему:

1. сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
2. организация и проведение всех закупочных мероприятий;
3. подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
4. выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
5. организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
6. подведение итогов закупки;

Права работника тоже можно прописать подробно.

Специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными или муниципальными органами.

Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.

«Как получить банковскую гарантию: 3 способа + инструкция»

Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок?

Обязанности, которые он выполняет в своей работе и должен исполнять надлежащим образом или своевременно — организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия.

Они могут быть отменены, если на то есть основания.

Когда человек устраивается на работу, он должен написать заявление о приеме и подписать трудовой договор.

Подпись и расшифровка указывают, что специалист ознакомлен с документом. На должностной инструкции работник ставит дату его получения на рабочем месте или в кадровой службе (при необходимости).