Должен ли начальник давать читать докладную на работника перед обьяснительной


В ЧЕМ РАЗНИЦА? Служебные, докладные и объяснительные записки


1 марта 2022 Деловая переписка в любом виде – электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса. В некоторых случаях сотрудники испытывают трудности при написании деловых записок, так как часто они воспринимаются негативно.

До сих пор считалось, что написание записки повлечет дисциплинарные взыскания. На самом деле это не так: каждая деловая бумага имеет разную цель составления и адресата.Давайте посмотрим какие виды деловых документов существуют в мире!Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации либо предложения и вывод.Кому пишется: вышестоящему лицу.

В зависимости от цели сообщения, работник пишет докладную руководителю направления или руководитель подразделения составляет записку начальнику головного офиса. Когда пишутся: если требуется донести какие-либо сведения до начальства и получить помощь для решения проблемы в сообщении; когда сообщают о необходимости принятия мер по решению этой задачи руководством компании

  1. Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  2. Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  3. Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным документом.

В большинстве компаний используют шаблоны при оформлении записки, что упрощает работу и позволяет эффективно работать внутри компании. Что писать в содержании:1 часть — описывают причины побудившие написать докладную;2 части – разбирается ситуация и предлагаются пути решения.3. Часть — выдвигаются конкретные предложения о теме письма и предлагается соответствующее решение.4. Вторая часть содержит рекомендации относительно того как лучше действовать с помощью этой бумаги (докладной).

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу и находятся на одном уровне в управленческой системе. [/stextbox] На практике все иначе: служба по должности является наиболее популярным видом делового письма;Служба по чести называется «письмом».[info’],Официального определения нет – объяснение должно быть закреплено среди информационно-справочной документации ОКУДа (направленной к менеджерам).

Кому дается записка: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения.

Начальник отдела продаж пишет «служебное письмо» руководителю отделов маркетинга, работник составляет служебный документ другому сотруднику предприятия.Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию текстового содержания и не требуется орфографическая точность для правильного прочтения текста или указания на содержание; главное – правильное указание смысла письма (не только содержательное).

Если служебная записка составлена по форме докладной, то она должна содержать объяснения причин и раскрываться просьбы или предложения.

По структуре сходно с докладными письмами: на начальника отдела информационной безопасности пишется документ об отсутствии в отделе ремонтников (начальник)и просят допустить до ремонта серверов таких-то людей; либо бухгалтер составляет рапорт о недопущении к работе тех же лиц из банка).

В этом случае ответственный за поиск ремонтников пишет служебную записку начальнику отдела по работе с клиентами и просит допустить до ремонта серверов таких-то людей.Бухгалтер составляет поручение о предоставлении адреса банка для уведомления отделов компании об изменении реквизитов банковского счета в банке, или направляет его сотрудникам фирмы о смене адресатов платежной системы (банка).

ТК РФ устанавливает обязанность представить объяснительную записку при дисциплинарных взысканиях.В компании руководитель вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо наказание.

Во втором описывают причины, по которым руководство считает объяснительную непригодной к исполнению. Например: за опоздание или невыполнение задания (ДТП с участием служебного автомобиля и пр). Например, чтобы объяснить ситуацию в области служебной техники либо как объяснение возникшей внештатного происшествия — ДТП со стрельбой на служебном автомобиле; кражу имущества из офиса – так можно назвать эту неприятность)

Служебная записка и объяснительная используются только для внутренней связи между отделами компании. Для внутренних — бланки фирменные, а внешние на официальном бланке фирмы соответствующего формата А4 или в виде отдельного документа (картинки).